Trong thời đại số hóa mạnh mẽ, hóa đơn điện tử đã trở thành giải pháp không thể thiếu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tính pháp lý. Viettel một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam – đã triển khai hệ thống hóa đơn điện tử tiện ích, đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách xuất, gửi, và tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống Viettel một cách nhanh chóng và chính xác.
Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử Viettel
Trước khi đi vào các bước thực hiện, cùng điểm qua một số lợi ích nổi bật:
-
Tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, vận chuyển hóa đơn giấy
-
Dễ dàng quản lý, lưu trữ và tra cứu hóa đơn mọi lúc mọi nơi
-
Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin khách hàng và doanh nghiệp
-
Phù hợp với yêu cầu của cơ quan thuế và chuẩn hóa theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên hệ thống Viettel
Để xuất hóa đơn điện tử, bạn cần đăng nhập vào hệ thống Viettel Invoice (https://invoice.viettel.vn) với tài khoản được cấp. Các bước như sau:
Đăng nhập hệ thống
-
Truy cập trang https://invoice.viettel.vn
-
Nhập tên đăng nhập và mật khẩu được Viettel cung cấp
-
Xác thực mã OTP nếu được yêu cầu
Tạo mới hóa đơn
-
Chọn “Tạo hóa đơn” trên giao diện chính
-
Nhập đầy đủ thông tin người mua hàng, mã số thuế, sản phẩm/dịch vụ, số tiền, thuế suất
-
Kiểm tra lại nội dung, nhấn “Lưu tạm” nếu chưa ký hoặc chọn “Ký và phát hành” nếu muốn xuất hóa đơn ngay
Ký số hóa đơn
-
Hệ thống yêu cầu bạn kết nối thiết bị chữ ký số
-
Sau khi ký thành công, hóa đơn sẽ được phát hành và lưu trên hệ thống
Cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng
Sau khi phát hành, bạn có thể gửi hóa đơn cho khách qua email hoặc chia sẻ đường link:
-
Vào mục “Quản lý hóa đơn”
-
Tìm hóa đơn vừa phát hành
-
Nhấn “Gửi email”, nhập địa chỉ email khách hàng và nhấn gửi
-
Hoặc chọn “Sao chép liên kết” để gửi qua Zalo, Messenger hoặc các kênh khác
Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử Viettel
Cả người bán và người mua đều có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn theo các bước sau:
Đối với người mua:
-
Truy cập: https://invoice.viettel.vn/tra-cuu
-
Nhập mã tra cứu và mã xác thực (thường được gửi trong email hoặc trên hóa đơn)
-
Nhấn “Tra cứu” để xem nội dung hóa đơn, tải về hoặc in ra nếu cần
Đối với người bán:
-
Đăng nhập tài khoản trên hệ thống Viettel
-
Vào mục “Quản lý hóa đơn”
-
Tìm theo mã số, khách hàng hoặc ngày phát hành để truy xuất hóa đơn
Một số lưu ý quan trọng
-
Hóa đơn điện tử cần được ký số hợp lệ mới có giá trị pháp lý
-
Mã tra cứu là duy nhất và cần được bảo mật để tránh lộ thông tin
-
Sau khi xuất hóa đơn, mọi chỉnh sửa cần tuân thủ đúng quy trình hủy hóa đơn và lập hóa đơn thay thế theo quy định
Với hệ thống hóa đơn điện tử Viettel, việc quản lý xuất gửi và tra cứu hóa đơn điện tử Viettel trở nên thuận tiện, minh bạch và tiết kiệm hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp và cá nhân chỉ cần vài thao tác đơn giản là đã có thể chủ động kiểm soát chứng từ, phục vụ tốt cho công tác kế toán thuế và giao dịch khách hàng.
